Agenda
La giornata di lavoro: appuntamenti, task e messaggi da mandare.
La giornata
In cima ci sono il giorno e quanti appuntamenti ci sono. Le frecce passano al giorno prima e al giorno dopo; «Torna a oggi» riporta a oggi. Sul computer funzionano anche le frecce della tastiera.
Ogni appuntamento è un blocco del colore di chi lo fa. Fra un blocco e l'altro l'agenda scrive quanto tempo resta libero. Il cerchio a destra segna l'appuntamento come fatto; un tocco sul blocco lo apre.
Giorno, settimana, staff
Sotto il giorno, le pillole «Giorno», «Settimana» e «Staff» cambiano vista; la scelta resta sul device.
Settimana: sul computer sette colonne da lunedì a domenica, con i blocchi colorati alla loro ora; sul telefono i sette giorni uno sotto l'altro, con ora, cliente e operatore. Le frecce spostano di una settimana e un tocco su un giorno lo apre nella vista «Giorno».
Staff: il giorno con una colonna per persona, più «Non assegnato», con l'orario di ognuno e le assenze; fuori orario il fondo è tratteggiato. Sul telefono le colonne scorrono di lato.
Sul computer, un clic su uno spazio libero della settimana o dello staff apre «Nuovo» con giorno, ora e operatore già scelti.
Filtro per tipo
Quando nel giorno ci sono almeno due tipi diversi (appuntamenti, task, «Consulenza»…), sopra la scaletta compare una fila di pillole: «Tutti» e i tipi presenti, ciascuno con il conteggio. Il filtro nasconde i blocchi degli altri tipi, ma il tempo libero resta quello vero. Vale anche nella settimana, nello staff e nelle colonne del computer.
Fissare un appuntamento
Tocca «Nuovo». Sul computer basta il tasto N.
In cima scegli il tipo: «Appuntamento», «Task» o uno dei tuoi tipi.
Compila giorno, ora, cliente, descrizione e operatore.
Tocca «Segna».
Cliente. Scrivi il nome: se la scheda c'è, si collega da sola; se non c'è, salvando se ne crea una nuova.
Descrizione. Scegliendo una voce del listino arrivano anche durata e prezzo.
| Risorsa | la cabina, la sala o l'attrezzatura che serve. Se è già occupata a quell'ora, l'app lo dice |
|---|---|
| Ripetizione | «Ricorrente», poi ogni settimana, ogni 2 o 3 settimane, ogni mese; «Totale appuntamenti» dice quanti crearne |
| Prezzo | entra nel totale speso del cliente e negli incassi |
| Pacchetto o buono | scala una seduta dal pacchetto del cliente, o un importo dal buono |
| Prodotti usati | escono dal magazzino da soli: «Usato» se consumato nel lavoro, «Venduto» se il cliente lo porta via |
«Salva come tipo» tiene i valori scritti per la volta dopo: un «Sopralluogo» di un'ora con Mario, per esempio, si ritrova già compilato.
Spostare, disdire, segnare
- Spostare: apri l'appuntamento e cambia giorno o ora. Dalla scheda del cliente c'è anche «Sposta».
- «Segna fatto»: l'appuntamento entra nello storico del cliente e negli incassi.
- «Segna disdetto»: il cliente ha avvisato, l'orario torna libero.
- «Segna bucato»: il cliente non si è presentato. Il conto resta nella sua scheda.
- «Elimina»: per un appuntamento che si ripete c'è anche «Elimina anche i successivi».
- «Aggiungi a Google Calendar»: apre Google Calendar con l'appuntamento già compilato, nel tuo account. Per l'agenda intera c'è «Esporta il calendario» in Impostazioni → Dati.
- «Copia i dati per la fattura»: nell'appuntamento fatto con un prezzo, vedi Dati per la fattura.
Coda senza appuntamento
Per chi entra senza appuntamento, nell'agenda di oggi c'è la sezione «Coda», chiusa finché è vuota. «Aggiungi alla coda» chiede il cliente (una scheda o un nome qualsiasi), il servizio del listino e l'operatore.
L'elenco segue l'ordine di arrivo, con l'ora e l'attesa stimata: la somma delle durate di chi sta davanti, divisa per le persone in servizio in quel momento. Senza orari dello staff la stima non compare.
«Chiama» crea l'appuntamento adesso, con la durata e il prezzo del servizio e l'operatore; «Rimuovi» toglie dalla coda chi non aspetta più. Il giorno dopo la coda riparte vuota; quanti sono passati dalla coda si vede in Incassi e numeri.
Da fare oggi
Sotto il giorno, «Da fare oggi» raccoglie i messaggi da mandare: il promemoria a chi ha un appuntamento domani, gli auguri di compleanno, le scadenze vicine, il posto liberato per chi è in lista d'attesa, la richiesta di recensione il giorno dopo una visita, i promemoria che hai segnato sulle schede e il prossimo passo delle trattative fissato per oggi.
Ogni voce apre WhatsApp o l'email con il testo già scritto: l'invio lo fai tu. «Fatto» la toglie dall'elenco. I testi si cambiano in Impostazioni → Messaggi.
Task
«Task di oggi» elenca le cose da fare dello staff. «Lo faccio io» prende un task non assegnato; il cerchio lo segna fatto e resta scritto chi l'ha fatto. Un task con un'ora compare anche fra gli appuntamenti.
Si crea con «Nuovo», scegliendo «Task» in cima: titolo, ripetizione (una volta, giornaliero, settimanale, mensile, annuale), a chi è assegnato, cliente collegato e note. L'elenco completo sta in Impostazioni → Task.
Richieste di prenotazione
Con la prenotazione online accesa, le richieste arrivano in cima all'agenda come «Da confermare», con una notifica. «Conferma» crea l'appuntamento e prepara il WhatsApp di risposta; «Rifiuta» prepara il messaggio con il link agli altri orari liberi. Le vede e le conferma tutto lo staff.
Chi c'è
Se lo staff ha un orario o dei turni, in cima all'agenda compare chi è in servizio e chi è in ferie o in permesso. Fissando un appuntamento fuori orario, o con una persona assente, l'app lo segnala.
Sul computer
Su uno schermo largo agenda, schede dei clienti e prodotti si aprono in colonne affiancate. Il «+» in fondo apre un altro giorno, un cliente o un prodotto. Sul telefono le schede aperte stanno nel tasto «Schede», in basso a sinistra.
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