Clienti
Le schede dei clienti: contatti, storico, scadenze e tutto quello che serve sapere quando arrivano.
L'elenco
La ricerca in cima filtra mentre scrivi: nome, numero di telefono (anche solo una parte), campi personalizzati ed etichette. Sotto ci sono le etichette, con quanti clienti le portano: un tocco filtra l'elenco.
«In scadenza» mostra le scadenze passate e quelle dei prossimi 30 giorni. Se due schede sembrano la stessa persona compare «Possibili schede doppie»: «Controlla» le mette a confronto, poi «Unisci» o «Non sono la stessa».
Una scheda nuova
«Nuovo» nella sezione Clienti, oppure un nome nuovo scritto in un appuntamento.
| Nome | nome e cognome, o il nome dell'attività |
|---|---|
| Telefono, email | servono a WhatsApp, email e messaggi pronti |
| Data di nascita | per gli auguri in «Da fare oggi» |
| Dati di fatturazione | codice fiscale, partita IVA, indirizzo, CAP, città, provincia, codice destinatario e PEC, in un gruppo che resta chiuso finché è vuoto. Codice fiscale e partita IVA sono controllati: se non risultano validi la scheda si salva lo stesso, con un avviso |
| Campi tuoi | quelli che servono alla tua attività, creati in Impostazioni → Campi dei clienti |
| Etichette | parole per raggruppare i clienti: «abbonato», «a domicilio» |
| Staff preferito | la persona che segue il cliente |
| Consensi | vedi sotto |
| Avviso | una riga da ricordare a ogni visita, che compare anche in agenda: «paga alla consegna», «citofono rotto» |
| Note | il resto |
La scheda
- In cima: il prossimo appuntamento, con «Sposta», e i numeri del cliente: appuntamenti, frequenza, totale speso, ultima visita, bucati e disdetti.
- Chiama, WhatsApp, Email: WhatsApp ed Email propongono i messaggi pronti adatti a quel cliente, già compilati. «Appuntamento» ne fissa uno nuovo.
- Scadenze: revisione, polizza, caldaia. Rossa se passata, gialla entro 30 giorni; «Fatta» la chiude.
- Promemoria: una cosa da ricordare in un certo giorno; quel giorno compare in «Da fare oggi».
- Note: a diario, una riga per nota, con chi l'ha scritta.
- Storico: gli appuntamenti passati, con prezzo e operatore.
- Modifiche: chi ha cambiato cosa, e quando.
Lista d'attesa, pacchetti, preventivi
- Lista d'attesa: il cliente vuole un posto prima di quello che c'è. Indica servizio, periodo e operatore; quando in quel periodo si libera un orario, «Da fare oggi» propone di scrivergli.
- Pacchetti e buoni: un pacchetto di sedute (10 lezioni, 5 trattamenti) scala una seduta a ogni appuntamento collegato; un buono scala un importo. La scheda mostra quanto resta.
- Preventivi: righe con quantità e prezzo, data di validità e note. Si inviano su WhatsApp o per email, si stampano con «Stampa / PDF», e lo stato passa da «Da inviare» a «Inviato», «Accettato» o «Rifiutato». Da un preventivo si fissa anche l'appuntamento.
Trattative
In cima alla sezione Clienti, «Trattative» mostra le opportunità aperte, divise per fase: «Nuovo contatto», «Preventivo inviato», «In trattativa», e le finali «Vinta» e «Persa». Le fasi si cambiano in Impostazioni → Fasi delle trattative.
Sul computer ogni fase è una colonna, con il valore totale in cima, e una trattativa si sposta trascinandola. Sul telefono l'elenco è raggruppato per fase, con le pillole per filtrare. Dentro la trattativa, «Sposta in…» fa lo stesso.
| Titolo, cliente, valore | il cliente può essere una scheda o solo un nome |
|---|---|
| Operatore | chi la segue |
| Prossimo passo | con la data: da quel giorno compare in «Da fare oggi», «In ritardo» se è passato, e un tocco apre la trattativa |
| Motivo | perché è andata persa |
«Nuovo» nella vista Trattative ne crea una. Dalla scheda di un cliente c'è «Aggiungi una trattativa», da un preventivo «Apri una trattativa»: quando quel preventivo passa ad «Accettato», la trattativa propone «Segna vinta».
Moduli con firma
Nella scheda, «Compila un modulo»: si sceglie un modello, si compila e si firma col dito o col mouse. «Annulla» toglie l'ultimo tratto, «Cancella» svuota il riquadro. Restano scritti data, ora e chi ha compilato. I modelli si preparano in Impostazioni → Moduli.
Sul tablet «Passa al cliente» mostra solo il modulo, a tutto schermo; «Fatto» lo riporta a te e, se il blocco con codice è attivo, chiede il codice.
Un modulo firmato non si modifica: si può eliminare (solo il titolare, con due tocchi) o compilarne uno nuovo. Il modulo copia il modello, quindi cambiare il modello dopo non tocca quelli già firmati. «Esporta in PDF» apre il modulo con la firma, da stampare o salvare.
Dati per la fattura
AgendaCRM non emette fatture elettroniche e non le manda allo SdI. Prepara i dati da copiare nel programma di fatturazione o nel portale «Fatture e Corrispettivi».
«Copia i dati per la fattura» c'è in tre punti: nell'appuntamento fatto con un prezzo, in una riga dello Storico e nel preventivo accettato. Copia i dati dell'attività, quelli del cliente, la data, la descrizione con l'importo (o le righe del preventivo) e il totale. L'IVA non è calcolata: la decide chi fattura.
I dati dell'attività li scrive il titolare in Impostazioni → Dati dell'attività.
Consensi
Nella scheda, «Modifica» → «Consensi»: «Comunicazioni promozionali» e «Dati sulla salute», ognuno con la data in cui è stato dato. Togliere la spunta lo revoca.
Un messaggio segnato come promozionale in Impostazioni → Messaggi non viene proposto a chi non ha dato il consenso.
Esporta in PDF
In fondo alla scheda, «Esporta in PDF» apre una pagina con tutti i dati del cliente: anagrafica, consensi, note, scadenze, storico ed elenco dei moduli firmati. Dalla stampa si salva in PDF. Serve, per esempio, quando un cliente chiede di avere i suoi dati.
Eliminare una scheda
«Modifica» → «Elimina». La scheda va nel cestino: il titolare la ripristina da Impostazioni → Cestino, dove può anche eliminarla per sempre.